КАК ПОВЫСИТЬ ПРОДУКТИВНОСТЬ И СТАТЬ ВНИМАТЕЛЬНЕЕ
На лекции вы узнали, почему наш мозг постоянно старается отвлекаться, прокрастинировать и решать маленькие и простые задачи вместо больших и сложных. А в этой памятке рассказываем о нескольких техниках, которые помогут обмануть наш ленивый мозг и стать чуть более внимательными и эффективными.
памятка
SMM-менеджер Иван работает в агентстве, которое ведёт соцсети нескольких компаний. Он пришёл на работу в понедельник и написал список дел на день. Получилось одно большое дело и три маленьких:
Иван понимает: нужно начать с контент-плана, это самое сложное и объёмное дело, а отправить клиенту план нужно уже завтра вечером. Он открывает документ, чтобы начать работу. В соседнем окне браузера открыт рабочий мессенджер. Через 5 минут Ивану приходит сообщение от клиента. А потом ещё от одного. «А вдруг что-то срочное», — думает Иван. И идёт читать сообщения. А там такое:
Иван видит сообщение от первого клиента и думает: «Отредактирую текст прямо сейчас. Там дел на 10 минут!». Он отвечает на просьбу. Пока ждёт текст, узнаёт, как у клиента дела. «Small talk — это важно», — думает Иван (это действительно так). После он открывает текст и понимает, что для редактуры надо задавать много уточняющих вопросов. Но он уже пообещал. В итоге задача занимает полчаса.
Сообщение от второго клиента Ивану льстит: он сделал классный пост! Приятно на такое ответить. Иван радостно отвечает и попутно формулирует пару версий, почему пост вызвал активную реакцию. Вместе с клиентом они обсуждают эти гипотезы и договариваются обсудить вопрос подробнее завтра.
Иван наконец готов вернуться к контент-плану. Но прошёл уже час с начала рабочего дня, Иван немного утомился. Пора выпить кофе! За чашкой утреннего кофе Иван пролистывает соцсети и узнаёт, как дела у друзей. Проходит ещё полчаса.
Это типичная схема при прокрастинации. Иван думал, что контент-план — сложная и не очень приятная задача. Поэтому он перенёс внимание на более мелкие и простые занятия: на общение с довольным клиентом и соцсети. Мозг наградил Ивана за решение простых задач положительными эмоциями.
Поведение Ивана нормальное. Любой мозг ленится всегда, когда может. Сконцентрироваться на сложной задаче ему мешают разные отвлекающие сигналы. У каждого они свои. В случае Ивана это соцсети. Мешает ему и привычка быть всегда на связи и моментально отвечать клиенту.
Вот 14 лайфхаков для тех, кто так же, как и Иван, страдает от прокрастинации и не всегда может сконцентрироваться на сложных задачах.
Найдите отвлекающий сигнал и устраните его
Обратите внимание, на что вы отвлекаетесь чаще всего, и учитесь игнорировать отвлекающие сигналы. Будет непросто, но у вас получится! Поначалу стоит вообще устранить источник соблазна. Ивану, например, стоило закрыть мессенджеры и оставить телефон в другой комнате. Можно было выключить Wi-Fi на ноутбуке и поработать полчаса в офлайновом режиме.
Отвлекаетесь на разговоры с коллегами? Поработайте из библиотеки или из кафе. Слишком долго читаете новости? Ограничьте время пребывания на сайте с помощью специальных расширений для браузеров. Например, Freedom или StayFocusd. Они сообщат вам, когда вы исчерпаете свой лимит.
Составляйте список дел накануне вечером и не добавляйте в него новые задачи
Во-первых, составление списка само по себе разгружает вашу оперативную память: вы знаете, что дела зафиксированы на бумаге или в таск-менеджере, и не боитесь ничего забыть. А если составить список дел накануне вечером, у вашего мозга будет больше возможностей осмыслить планы в пассивном режиме. Старайтесь не переносить дела из списка на следующий день, если только не появится что-то совсем важное и срочное. Остальные новые задачи ставьте в планы на завтра. Иван, например, мог предложить клиентам выполнить их просьбы утром следующего дня. Скорее всего, они бы согласились.
Попробуйте принцип «хотя бы 10 минут»
Список дел составлен, но трудно начать рабочий день? Нет настроения? Скажите себе: «Давай попробуем поработать над этой задачей хотя бы 10 минут, а после отдохнём». Всего 10 минут без мессенджеров и других посторонних дел. Немного, правда? Но, скорее всего, этого будет достаточно, чтобы разогнаться. Если недостаточно, повторите трюк: ещё 10 минут без прокрастинации.
Забудьте про многозадачность
Начатое дело доводите до конца и только потом переключайтесь на следующую задачу. Да, в текстах вакансий часто встречается требование быть многозадачным. Но, скорее всего, работодатель хочет, чтобы сотрудник мог хорошо планировать свой рабочий день и вести несколько проектов. Это не то же самое, что одновременно говорить по телефону и отвечать на письмо или каждые 10 минут переключаться между занятиями. Такое переключение не повышает эффективность, а наоборот может снижать её до 40%. Задача слишком большая и не завершается за один подход? Тогда переходите к следующему лайфхаку!
Во время работы думайте о процессе, а не о результате
Если нужно сделать что-то неприятное или пугающее, попробуйте сосредоточиться не на объёме или сложности проекта, а на процессе. Задача «Составить контент-план на месяц» звучит пугающе. Она огромная! Но что, если переформулировать её? Пусть она будет звучать так: «Я собираюсь писать контент-план 30 минут, а потом сделаю перерыв». Уже не так страшно! Таких подходов по полчаса может быть несколько. О них — следующий лайфхак.
Работайте маленькими отрезками, но эффективно
Никто не может оставаться эффективным 8 часов подряд. Прокрастинация — это нормально. Главное — включить её в своё расписание. Тогда она не помешает делам. Для этого можно воспользоваться техникой Pomodoro: интенсивно работаете 25 минут, потом без угрызений совести отдыхаете 5 минут. Раз в несколько часов отдых более продолжительный. О конце и начале рабочего отрезка сообщит гонг. Если график у вас не очень напряжённый, время на отдых можно немного увеличить.
Попросите друзей или коллег помочь вам сконцентрироваться
Хотели отдохнуть 5 минут, но застряли в соцсетях? Напишите друзьям: «Я собираюсь не отвлекаться ближайшие полчаса, прогоняйте меня отсюда, если увидите, что я онлайн».
Ставьте себе ненастоящие делайны
Ставить в своём календаре дедлайны на более ранний срок — это способ обмануть мозг. Например, Ивану нужно было сдать контент-план клиенту до утра среды. Тогда стоило поставить свой личный дедлайн на утро вторника и стараться успеть именно к нему. Даже если не получится уложиться в этот срок, реальный дедлайн не будет просрочен, а работа пройдёт более эффективно.
Ограничьте время на выполнение задачи
«Работа заполняет время, отпущенное на неё», — гласит закон, который вывел британский историк и журналист Сирил Нортон Паркинсон. Как это понимать? Например, Иван любит придумывать множество разных заголовков к одной статье. Ему нравится эта задача, поэтому он не ставит для неё жёстких дедлайнов. Он может часами искать разные цитаты и фразеологизмы, чтобы остроумно обыграть их… а потом из кучи вариантов выбирает один, придуманный обычно в первые 10 минут.
Так почему бы тогда не сказать себе: «Раз лучший вариант никогда не появляется после первых 10 минут, я не буду тратить на эту задачу больше этого времени»? Главное, чтобы дедлайн был реалистичным. Придумать заголовок за 10 минут можно, написать контент-план — нельзя.
Запланируйте, во сколько закончите рабочий день
Закон Паркинсона можно применять и к рабочему дню в целом. Запланируйте окончание рабочего дня и стремитесь уложиться в эти сроки. Если этого не сделать, велик риск просидеть за делами до глубокой ночи и так их и не закончить.
Чтобы было легче, представьте, что после рабочего дня (допустим, в 20.00) у вас дело, которое никак нельзя отменить или перенести. Или на самом деле запланируйте такое дело! Это может быть юбилей мамы, поход в театр, отчётный концерт в музыкальной школе ребёнка или свидание, которого вы очень ждали. Осознание того, что вы не можете сидеть на работе после 20.00, поможет вам сконцентрироваться и работать эффективнее.
Придумайте вознаграждение за выполненную задачу
Закончили маленькую задачу? Выпейте чай и послушайте любимую песню. Завершили большой проект? Наградите себя чем-нибудь более серьёзным: новой одеждой, поездкой в новое место на выходных — подойдёт что угодно, что приносит вам радость. Так ваш мозг запомнит: за завершением задач следует что-то приятное и радостное. С осознанием этого делать их будет легче.
Фантазируйте о том, к чему приведёт вас результат
Иван, например, мечтает о том, чтобы в перспективе уйти из агентства и возглавить SMM в какой-нибудь крупной компании. Для него это будет большим шагом вперёд по карьерной лестнице. Потенциальный клиент, для которого он должен составить контент-план, мог бы быть отличным работодателем. Ивану стоит помнить об этом и представлять, какие интересные задачи у него будут, если он получит новую должность, как вырастет его зарплата и какие крутые специалисты будут работать вместе с ним.
«При мысленном сравнении важен контраст между желаемым и действительным. Если развесить на работе и дома фотографии тех мест, где вы хотите побывать, то в рассеянном режиме мышления это может стимулировать ваш мыслительный насос. Только не забудьте противопоставить мечту реальности, которая вас сейчас окружает. И тогда вы сможете изменить эту реальность».
Нет, эта цитата — не от авторов марафонов желаний. Это совет Барбары Оакли, профессора инженерного дела в Оклендском университете и автора книги «Думай как математик». Чем отличается просто карта желаний от того, что предлагает сделать она? Тем, что она отталкивается от действий, а не от мечты. К какому будущему может привести вас ваш проект, если вы будете стараться и работать по максимуму?
Медитируйте
С помощью медитаций можно научиться игнорировать отвлекающие мысли и работать более осознанно. Ещё в 2011 году это доказали исследователи из Университета Вашингтона и Университета Аризоны. Они провели эксперимент: разбили на три группы менеджеров, которые работали с жёсткими дедлайнами и большим количеством задач. В каждой группе — по 12–15 человек.
Во всех трёх группах провели стресс-тестирование: нужно было быстро отвечать на звонки и письма, приоритизировать задачи и так далее. Учёные наблюдали за тем, как быстро менеджеры выполняют задачи и как часто между ними переключаются. Следующие 8 недель после стресс-теста первая группа регулярно медитировала на протяжении 8 недель, вторая практиковала методики расслабления тела, третья не занималась практиками осознанности. Затем стресс-тест провели снова. Лучшие результаты и самую лучшую динамику продемонстрировала первая группа. Те, то кто медитировал, могли дольше концентрироваться и реже отвлекались.
Качественно отдыхайте
Чтобы мышцы укрепились после тренировки, нужно отдыхать и высыпаться. С концентрацией то же самое. Если во время прогулки по парку вы продолжаете мысленно планировать завтрашний день, отдых не получится полноценным. Старайтесь во время отдыха наслаждаться процессом и не чувствуйте себя виноватыми: отдых нужен, чтобы работать эффективнее.
И, конечно, помните: если вы отвлекаетесь или почему-то не хотите сегодня работать — это нормально. Но есть как минимум 14 способов помочь себе захотеть!